plainGérez le secrétariat de l'école depuis un seul tableau : factures, approbations, reçus et tâches.
Pour l'administrateur qui reçoit vingt demandes par jour, les enseignants et le personnel qui achètent, et le conseil qui veut garder un œil sans être au bureau.
Ce que ça règle
Vingt personnes font des achats
Enseignants, cuisine, entretien, accueil. Les reçus arrivent par SMS, par e-mail et dans la boîte aux lettres. Dans Plainstamp, chacun envoie depuis son téléphone et tout arrive dans une seule boîte, reçu joint.
Tout passe par l'administrateur
Chaque achat attend une seule personne. Avec des plafonds de dépenses, la cuisine achète jusqu'à 300 $ sans demander, les chefs de service approuvent pour leur équipe et seuls les gros montants remontent à l'administrateur.
Les 1099 de janvier et l'audit
Les fournisseurs sont suivis avec leur W-9 et leurs totaux cumulés : la saison des 1099 devient un simple rapport, pas une chasse au trésor. Le journal répond à toute question d'un auditeur ou d'un membre du conseil.
Comment ça marche pour les écoles
- Chacun envoie depuis son téléphonePhotographiez un reçu ou une facture ; Plainstamp remplit le fournisseur, le montant et les dates. Les tâches et les photos des travaux terminés s'envoient de la même façon.
- Les approbations suivent vos règlesPar montant, par service, avec des chaînes jusqu'à 8 personnes pour les gros achats. Approuvez depuis la notification, ou confiez les approbations à un remplaçant pendant votre absence.
- Paiements, budgets et rapportsPayez plusieurs factures d'un coup, imprimez les chèques, suivez chaque service par rapport à son budget et envoyez au conseil un récapitulatif mensuel par e-mail.
Ce que vous obtenez
Services avec leurs propres responsables et budgets
Plafonds de dépenses pour que les petits achats n'attendent pas
Chaînes d'approbation et remplaçants en cas d'absence
Bons de commande rapprochés des factures
Adresse e-mail pour recevoir les factures fournisseurs
Récapitulatif mensuel par e-mail pour le conseil
Et tout ce qui figure dans la liste des fonctionnalités : lecture des factures, factures par date d'échéance, lots de paiements, budgets, rapports, synchronisation QuickBooks et Xero, et l'app Android avec notifications sur le téléphone.
Les questions des écoles
Un enseignant ou un membre du personnel peut-il ne voir que ses propres tâches ?
Oui. Le rôle « travail attribué uniquement » ne montre à une personne que les tâches qui lui sont confiées et lui permet d'envoyer des demandes, sans accès aux opérations, aux fournisseurs ni aux paiements.
Comment gérer plusieurs sites ou divisions ?
Avec les services : chacun a son responsable, son approbateur et son budget. Les rapports et les factures peuvent être filtrés par service.
Combien ça coûte pour une école de 30 personnes ?
Business coûte 79 $ par mois (66 $ en paiement annuel) avec un nombre illimité de personnes. Les 20 premières organisations ont Business au prix de Team la première année ; demandez une démo.
Essayez-le avec vos propres factures.
Gratuit pendant 3 mois, sans carte bancaire. Ou demandez une démo de 15 minutes et nous le configurons avec vous.